DiDu: Ordening in procesgebonden dossiers: verschil tussen versies

Versie van 12 jun 2015 04:06

Eigenschappen

@@ Regel 1: / Regel 1: @@
+{{Publicatie}}
 {{Element
 |Elementtype=Afgeleid principe
 |ID=DiDu09
-|Stelling=Records zijn geordend
+|Stelling=Systemen classificeren en ordenen records volgens een bedrijfsprocesgerelateerd classificatieschema en vullen dat  zo nodig aan met andere  doelgerichte classificatieschema's.
 |Informatiseringsdomein=Documentdiensten
-|Toelichting rationale=Wettelijk bepaald (Archiefregeling 2009) : "De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur."
+|Toelichting rationale=Traditioneel ordenen systemen archiefstukken op basis van een bedrijfsprocesgerelateerd classificatieschema in dossiers. Digitalisering biedt echter mogelijkheden meer dan één ordening tegelijkertijd toe te passen. Naast procesclassificatie zijn meer ordeningsstructuren mogelijk, niet perse gebaseerd op de procescontext, maar met andere doelen, zoals vindbaarheid door gebruikers. Door het invullen van metadatavelden  kunnen in een digitale omgeving met behulp van sjablonen of queries tal van verschillende soorten overzichten worden geproduceerd, geordend of gegroepeerd volgens verschillende criteria.
+|Toelichting implicaties=*Er is een bedrijfsprocesgerelateerd classificatieschema
-|Toelichting implicaties="Records zijn veelal  samengebracht in dossiers, gerelateerd aan het bedrijfsproces dat de records heeft voortgebracht. Eenzelfde document kan in meerdere bedrijfsprocessen en dus ook in meerdere dossiers voorkomen. Omdat de metagegevens dan verschillend zijn worden deze documenten, beschouwd als verschillende records.
+*Eventueel aanvullende ordeningsstructuren zijn beschreven.
-In systemen waarin digitale informatie wordt beheerd gebeurt het toekennen van een vernietigingstermijn aan een archiefstuk idealiter op basis van het klasseren van het archiefstuk. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van een classificatieschema waarmee de archiefstukken systematisch worden geïdentificeerd en geordend. Het classificatieschema is dus een mogelijke ordening voor archiefstukken in het digitale systeem. Daarnaast zijn ook andere ordeningsstructuren mogelijk, die niet primair gebaseerd zijn op de activiteitencontext. Zij hebben vaak een ander doel, zoals het overerven van beveiligingskenmerken of de vindbaarheid door gebruikers. Traditioneel wordt nog vaak gekozen voor één ordeningsstructuur, die samenvalt met de classificatie. Maar digitalisering biedt de mogelijkheid meer dan één ordening toe te passen. Het classificatieschema is dan (een onderdeel van) één van de ordeningen."
+*Schema's voor classificatie van de records opstellen n.a.v. de ordeningsdoelen.
+*Zorg dragen dat records volgens deze schema's worden geordend.
 |Status=Vastgesteld
-|Versiebeheer=Tekst aangepast. Geen inhoudelijke wijziging.
+|Datum-geldig-vanaf=2014/02/01
+|Datum-laatste-wijziging=2015/05/26
+|Versiebeheer=150526 - De strekking van het principe meer toegeschreven naar meervoudig ordenen als gevolg van de mogelijkheden van digitalisering, aanvullend op traditioneel ordenen in procesdossiers. Laatste (gewijzigde) stelling: ''Records zijn geordend.''
+- Principe veralgemeniseerd en gerelateerd aan de archiefregeling 2009. Oorspronkelijke stelling: ''Records zijn samengebracht in dossiers, gerelateerd aan het bedrijfsproces dat de records heeft voortgebracht.''
 |Geabstraheerd van bron=Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid,
 |Realiseert=Vaststelling Digitale Duurzaamheid,
 |Paginanaam=Ordening in procesgebonden dossiers
 }}