Baten van Architectuur voor de Rijksdienst

Baten Architectuur Rijksdienst

De Rijksdienst staat voor de uitdaging om de dienstverlening te verbeteren door het inzetten van slimme en betrouwbare (ICT-)oplossingen. De realisatie van wat in dat verband kortweg de e-overheid wordt genoemd is geen eenvoudige opgave. Ruim 1.600 overheidsorganisaties met een grote verscheidenheid in besturing, omvang, cultuur, dynamiek, volwassenheid e.d. moeten informatie kunnen uitwisselen en samen kunnen werken. Dit vereist afstemming over zaken als: de betekenis en schrijfwijze van gegevens, het gezamenlijke gebruik van infrastructuur en de compatibiliteit tussen informatiesystemen. Dit is niet alleen een uitdaging voor de IT, want informatie uitwisselen en samenwerken vraagt ook om wederzijds vertrouwen van de deelnemende partijen. Wanneer er door de hele organisatie heen, al dan niet bewust, onder architectuur wordt gewerkt is er afstemming tussen de business en de IT.

Alignment tussen de business en IT is van groot belang wanneer je als organisatie voortdurend aan verandering onderhevig bent. De Rijksdienst is een organisatie die door de politieke omgeving en maatschappelijke omgevingsfactoren een organisatie is die constant moet omgaan met veranderingen en aanpassingen van doelstellingen en missies. Binnen deze context worden hoge eisen gesteld aan de stuurmanskunst van de beleidsmakers en beleidsverantwoordelijken. Met een instrument als NORA voor de overheid en de EAR wordt het besturen van de e-overheid beter mogelijk. De NORA en de EAR ondersteunen de noodzakelijke afstemming tussen de vele actoren.

Werken met architectuur

Architectuur biedt organisaties een kader voor veranderingen, neergeslagen in een samenhangende en consistente beschrijving van de gewenste situatie op hoofdlijnen. De architectuur stuurt op samenhang, biedt concrete handvatten voor het initiëren van en toetsen van veranderingen en het komen tot oplossingen. Met een goede architectuur wordt duidelijk waar mogelijk problemen kunnen ontstaan, maar ook welke oplossingen nodig zijn voor problemen die zich voordoen. De functie van architectuur voor organisaties is vergelijkbaar met die van de planologie in de fysieke ruimte en die van architectuur in de bouwwereld.

Meetbare prestaties

Architectuur levert voor projecten

• 19% minder budgetoverschrijding (gemiddeld € 130.000)
• 25% verbeterde voorspelbaarheid project budgetten: maar 13% van de projecten met een PSA van hoge kwaliteit heeft een budgetoverschrijding > 20% tegenover 38% van de projecten met gemiddelde of lage PSA-kwaliteit of geen PSA
• 40% vermindering in overschrijdingen doorlooptijd (gemiddeld 4 maanden) verbeterde klanttevredenheid (0.4-1.3 punt op schaal tot 5)
• 10% toename van opgeleverde resultaat
• meer technische kwaliteit resultaten (performance, beveiliging, beschikbaarheid)

Werken onder architectuur draagt bij aan

• Het kunnen samenwerken met andere organisaties, programma's en projecten.
• Reduceren van complexiteit (structuur aanbrengen).
• Gefundeerde en op rijksbrede overwegingen gebaseerde advisering op projecten.
• Verlaging IT beheerkosten.
• Gestructureerde aanpak voor veranderingen zoals:
  • kwartier maken voor en het inrichten van een nieuwe op te zetten organisatie.
  • reorganisaties
  • inrichting van functiegebouwen en formatieplaatsenplan
  • Inrichting van een proces georiënteerde organisatie, die in staat is om de doelstellingen en de strategie van de organisatie op meetbare wijze te volgen.
• Inrichting van de IT-governance functie, waaronder:
  • ontwikkeling van beleid voor de informatievoorziening
  • implementatie van project portfoliomanagement
  • implementatie van applicatie portfoliomanagement
  • inrichting van de architectuur functie.
• Gemakkelijker omgaan met verander weerstand.

Baten voor specifieke doelgroepen

Het nut dat een bestuurder, manager en of medewerker van de EAR kan hebben zit 'm niet direct in die architectuur zelf, maar zit 'm meer in het resultaat dat mede door het werken onder architectuur wordt bereikt: meer samenhang en werkbare oplossingen. Van belang daarbij is dat wordt onderkend wat men aan architectuur kan hebben bij veranderingsprocessen, waarbij naast architectuurinstumenten instrumenten/standaarden als PRINCE2®, MSP en Portfoliomanagement een rol van betekenis kunnen spelen.

• Baten voor bestuurders
• Baten voor project- of programmamanager
• Baten voor architect/adviseur