P-Direkt Digitale P-diensten

Inleiding P-Direkt

Digitale P-Diensten P-Direkt

P-Direkt is het HR Shared Service Center van de Rijksoverheid, en dus onderdeel van de rijksbrede bedrijfsvoeringsinfrastructuur. Het verzorgt alle administratieve PZ­ diensten voor de ministeries. Voorheen had iedere rijksorganisatie daarvoor eigen processen, systemen en mensen.

Alle 120.000 rijksambtenaren zijn sinds eind 2011 aangesloten op de totale dienstverlening van P-Direkt. De diensten worden aangeboden via het P-Direkt portaal, het digitale zelfbedieningsportaal voor medewerker en manager.

Het innovatieve van deze manier van werken wordt geïllustreerd door de nieuwe controlefilosofie. Veel wordt gebaseerd op vertrouwen, zelfwerkzaamheid en eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Het bureaucratische circus van formulieren invullen, paraferen en goedkeuren is mede door veel geautomatiseerde controles overbodig.

De ontwikkeling van P-Direkt laat zich omschrijven als een grote veranderoperatie met een stevige ICT ­component. De opbrengst is significant. De dienstverlening is eenvoudiger, uniform, digitaal, en er is slechts één gebruikersinterface nodig. Rijksbreed zijn 750 fte en 230 formulieren minder nodig, en wordt jaarlijks 51 miljoen euro bespaard.

De artist impression van de figuur "Digitale P-diensten P-Direkt" verbeeldt de architectuur van de digitale dienstverlening door P-direkt. De drie lagen in deze figuur, business, informatievoorziening en technologie worden verbonden door blauwe dataleidingen met daarin de teksten "digikoppeling", "Haagsche ring", "Rijksconnent" en "ON-2013 BIR proof". Deze teksten benoemen de gevolgde standaarden op gebied van gegevensuitwisseling en beveiliging.

Koers

P-Direkt wil efficiënte en kwalitatief hoogwaardige salaris­- en personeelsdiensten leveren. De diensten die P-Direkt beschikbaar stelt, zijn op een moderne wijze ingericht en gebaseerd op principes die passen bij deze tijd, zoals zelfverantwoordelijkheid, vertrouwen en plaats­- en tijdsonafhankelijk werken.

De basisdoelstelling van P­-Direkt is om de dienstverlening te leveren conform de afspraken met de ministeries. Daarnaast zijn er trajecten om de dienstverlening te verbeteren en te vernieuwen, en wordt een app ontwikkeld zodat de dienstverlening ook via smartphone en tablet voor rijksambtenaren toegankelijk is.

Afspraken

Om te komen tot één rijksbrede infrastructuur voor HRM ­dienstverlening moest de grote variatie aan procesinrichtingen, afspraken, (gegevens­)definities en informatiesystemen worden gestroomlijnd. Dat vroeg om bestuurlijke afspraken over onder andere de doelstellingen, de inrichting van de processen en de informatiesystemen om die processen te ondersteunen.

Daarbij is zoveel mogelijk aangesloten bij al bestaande afspraken op die gebieden, zoals die voor automatisering bijvoorbeeld in de MARIJ(Model Architectuur Rijksoverheid) zijn vastgelegd. In de praktijk bleek dat veel afspraken een onvoldoende specifiek antwoord geven om direct als uitgangspunt voor de inrichting te kunnen dienen. Er is een gezamenlijke interpretatieslag nodig.

De ondersteuning van het primaire proces stond centraal. Daarom hebben de lijnmanagers bij de ontwikkeling van de diensten en systemen van P-Direkt altijd een sleutelrol gehad in het bepalen van de werkwijze en de dienstverlening. Zij hebben immers zicht op de impact ervan op de primaire processen.

Trend

Voor de komst van P-­Direkt, hadden alle departementen hun eigen HRM­ diensten, ­afdelingen en ­systemen. P-­Direkt is inmiddels het rijksbrede Shared Service Center voor HRM ­diensten. Het is daarmee een voorloper in de realisatie van de Compacte Rijksdienst.

In eerste instantie was de opzet: in één keer alles veranderen. Die opzet bleek in de praktijk niet te werken. Uit de evaluatie bleek dat de complexiteit te groot was, dat de mogelijkheden van ICT waren overschat, maar vooral dat het project niet was gedefinieerd en benaderd als een verandertraject.

Vervolgens werd met een aangepaste, gefaseerde aanpak de tweede – succesvolle – poging ingezet. Daarbij stonden de processen en de dienstverlening centraal. En werd pas in tweede instantie de ICT­ondersteuning ontworpen